３月19日（日）、区長さんにお集まりいただき、日進町３丁目自治会では初となる区長会議を開催しました。１年間の区長業務において、大変だったことや今後改善すべき点など自治会活動全般について、ざっくばらんな意見を伺うことができました。
主な議題について、ご紹介します。
目次
前年度の区長・組長からの引継ぎについて
ご意見
- 引継ぎの内容が前任者によってバラバラであるため、きちんと説明されない場合、業務の流れがつかめない。全区長・組長共通のマニュアルがあると良い。また、総会までにマニュアルをもらえれば、一読してわからないことを総会で質問できる。
- 総会の時に、自分の区のメンバーがわからない。同じ区の区長・組長はまとめて座るとよいと思う。総会に出席しない方がいると、住所がわからないため、配布物を渡せない。
- 新区長・組長と連絡をとりたいのに、何度電話しても出てくれないし、留守電を残しても折り返してくれない人がいる。自宅を訪問しても不在で非常に困った。
- 組長の自宅がわからず、同じ苗字のお宅を訪問して確認して回った。
- 組長の札が紛失している方がいて、自宅を探すのに手間取った。
自治会より
- 今後はマニュアルを整備し、総会までにお渡しできるよう整備する予定です。また、日進SUNにも掲載し、いつでも最新のマニュアルを確認できるようにいたします。
- 総会では同じ区の区長・組長が固まって座れるよう手配いたします。初めての顔合わせとなりますので、総会には極力ご参加いただけるよう、ご協力をお願いいたします。
- 区長から組長、組長から区長へ連絡を取っていただく場合があります。知らない番号から電話があった場合でも、ご対応いただけますよう、ご協力をお願いいたします。
- 今後は担当の区毎に、区長・組長の住所入り名簿を作り、運用していく予定です。
- 札を紛失してしまった場合は自治会で用意しますので、役員にご連絡ください。
集金について
ご意見
- 集金が何度もあると大変なので、年間を通して金額がわかっているものは、年1回にまとめるほうが嬉しい。
- 集金の時に領収書が無いときがあった。
自治会より
- ご担当の組の皆様に同意いただける場合のみ、一度の集金にまとめていただいても問題ございません。ただし、自治会に届けていただく集金日は年3回のままですので、組長宅で残り２回分を保管いただくことになります。
- 領収書の無い状態で集金の依頼をすることの無いよう、自治会でも徹底してまいります。
日進SUNについて
ご意見
- 区長組長のお知らせはわかりやすい。ただ、しばらく見に行かないと、知らない間に更新されている。更新したときに通知してくれる機能が欲しい。
- 市のゴミマニュアルや防災マニュアルのアプリを日進SUNに載せてほしい。
自治会より
- 日進SUNの更新通知については今後検討してまいります。Facebookでは、更新情報を配信しておりますので、まずはFacebookページのフォローをお願いいたします。（URL：https://www.facebook.com/nisshin3rd）
- さいたま市のごみ出しマニュアルや防災マニュアルアプリへのリンクを「お役立ち」に追加しましたので、是非ご確認ください。
回覧について
ご意見
- 回覧物が送られてくる頻度が多すぎる。マンションや住民の多い組は回覧板が戻ってくるまで時間がかかるため、回すのが大変だった。頻度を減らしてほしい。
- 回覧物を各組長に分配するときに、雨に濡れないように個人でビニール袋を用意して、組長宅に配布していた。ビニール袋は区長が用意しなければならないものなのでしょうか?
自治会より
- 回覧物が分散しないよう、今後は月２回程度にまとめて配布するようにいたします。
- 組長への配布用のビニール袋は今後自治会で用意いたします。
ゴミ集積所について
ご意見
- 新築ラッシュで住民が一気に増え、ゴミ集積所があふれてしまっている組や、住宅が減少してゴミが少ないなど、バランスが良くない場所がある。また、新しい住民がゴミをどこに出したらいいのかわからない方もいる。「住民同士の話し合い」では解決できないこともあるので、自治会に主導で決めてほしい。
自治会より
- ゴミ集積所の件については、すぐに実行に移すことが難しいため、今後衛生部を中心に自治会役員で検討し、対応方法について回答させていただきたいと思います。ご理解のほどよろしくお願いいたします。
区長の皆様には、当日貴重なお時間をいただきありがとうございました。
頂戴したご意見を活かし、今後の自治会活動に役立ててまいります。
